Архивы, музеи, библиотеки выполняют одинаковые задачи в истории культуры, это — прежде всего сохранение памяти, связь времен и поколений, и труд духовного и умственного просвещения. Главное – сохранить, приумножить и передать будущим поколениям исторически значимые документы, артефакты, рукописи прошлого и настоящего, составляющие документальную память народа.
Официально — основной акцент в работе архивной службы Акмолинской области — реализация единой государственной политики в архивном деле и документообразовании, комплектование архивного фонда, организация его централизованного учета, создание базы данных, обеспечение сохранности и широкого использования документов архивного фонда, оказание государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок». Статистика свидетельствует, что по состоянию на 01.10.2025 года в госархиве Акмолинской области числится 1342 фондов, 457422 ед. хранения.
Отдел контроля за ведомственными архивами госархива Акмолинской области контролирует состояния процессов документирования и управления документацией в областных структурах. Специалистами данного отдела готовятся, и согласовываются с экспертной комиссией управления цифровизации и архивов Акмолинской области организаций и учреждений:
— номенклатуры дел, например, была разработана (РГУ «Оперативно-спасательный отряд» Департамента по чрезвычайным ситуациям Акмолинской области).
— Положений о ведомственном архиве и положений об экспертной комиссии, — описи дел постоянного хранения – 30 организаций и учреждений, 3075 дел; — описи дел по личному составу -23 организаций и учреждений, 1541 дел; и другие. Для источников комплектования отделом было проведено 20 семинаров, в сфере образования, сельского хозяйства, метрологии, финансирования, суда и т.д. по темам: «Научно-техническая обработка документов постоянного срока хранения, по личному составу и сдача в ведомственный архив» с показом слайдов, видеоролика по оформлению дел, «Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» с показом слайдов и видеороликов, «Составление номенклатуры дел организации и формирования документов в дела». Учреждениям и организациям постоянно оказывается методическая и практическая помощь в ведении делопроризводства. Было оказанно 309 консультаций.
По созданию информационно-поисковых систем областным архивом также проводится определенная работа. Отделом информационных технологий было проведено в цифровой формат –10327ед.хр., это — 1000174 листов. Отредактировано 1000174 (листов) отсканированных документов. Проводилась и проводится работа в информационной системе «ЕЭАД». Внесено в систему — 5 фондов и 8 описей, 9927 ед.хр., 1 00048 листов.
В базу данных «Ветеран труда» — внесено – 1200 фамилий. Проведено 82 консультаций с сотрудниками учреждения по работе в информационных системах, программном обеспечении, о работе с компьютерной и организационной техникой.
Не менее важным направлением в деятельности храма истории является научная информация и использование документов. Особо можно выделить выявление и использование ретроспективной документальной информации по истории области, и посвященные юбилейным и историческим событиям.
Архивы, как и музеи, хранят уникальные коллекции, материалы и раритеты, которые несут драгоценную информацию о нашей культуре, о старшем поколении, об этносах, истории края и другие сведения. Все проводимые мероприятия архивов выполняют культурно – просветительную, информационную и другие полезные функции. Для этого проводятся тематические фото – документальные выставки, например, посвященная 70-летию освоения целинных и залежных земель на тему «Ветер целины; женщинам, внесшим значимый вклад в развитии области на тему «Қиындыққа сынбаған асыл жандар» и т.д. всего – 8 выставок.
Интересно проходят уроки истории для студентов вузов и школьников города Кокшетау, лекции, публикуются статьи в средствах массовой информации. В течение года было опубликовано 81 (восемьдесят одна) статья в региональных газетах. На телеканале «Көкше» прозвучали и были показаны репортажи о проводимых мероприятиях архива. Для тех, кто интересуется историей своего края в государственном архиве Акмолинской области функционирует клуб «Юнных исследователей» где ежегодно проводятся разного рода конкурсы, как например «Юный экскурсовод», круглые столы, как «Білімді жастар-ел болашағы» и «Тәуелсіздікті жырлаймын», конференции. По итогам года юные краеведы — исследователи принявшие активное участие в мероприятиях, были награждены Благодарственными письмами и грамотами, за энтузиазм, за стремление изучать родной край. В архиве есть выставочный зал, где можно посмотреть выставку «Акмолинская область в архивных документах», которую посетили 238 человек.
Постоянно исполняются запросы от физических и юридических лиц социально-правового, тематического и генеалогического характера, всего за прошлый год было исполнено отделом использования и выдачи документов — 1998 запросов.
Целенаправленно ведется работа специалистами данного отдела по информированию услугополучателей о порядке оказания государственных услуг. В этом случае проведено 9 мероприятий, — это 4 акций, например, «Архив консультирует!», 4 семинара по улучшения качества оказания госуслуги на тему «Взаимодействие в оказании государственной услуги по социально-правовым запросам», 1 видеоролик, в филиалах «Правительство для граждан» г. Кокшетау.
Сегодня стремительно меняется мир, и надо отметить, что огромная роль отводится новым технологиям. Социальные опросы показывают, что все большее количество людей пользуются сетевыми ресурсами для получения информации. В социальных сетях Facebooke публикуются статьи «Работа архива через веб-портал «Электронное правительство Республики Казахстан -www.egov.kz» и «Как получить государственную услугу «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок».
В областном архиве в читальном зале работали и были оформлены 105 исследователей, им было выдано 1981 дел, зарегистрировано 287 посещений, сделано 798 копий документов. Исследовались такие темы, как: — «История развития транспортной инфраструктуры Акмолинского региона»; — «Репрессии по национальному признаку в отношении немцев, депортированных из Крыма»; — «История города Щучинска Акмолинской области»; — «Судьба репрессированных врачей г. Кокшетау в 30-е гг. ХХ века»; — «История переселенцев Украины в 19-20 вв.»; и другие.
Как отмечено учеными: «Архив — это фундамент, где каждый документ обретает свою вечность, сохраняя отголоски истории и чертежи будущего».
(По информации госархива Акмолинской области)